Zo manage jij stress bij je medewerkers, zelfs vanop afstand

Eén van jouw absolute prioriteiten in die nieuwe vorm van leidinggeven is dus de detectie van stress en stress gerelateerde problemen. Met deze 6 tips bewaak jij het mentale welzijn van je medewerkers, ook digitaal.

Volgens dr. Edel Maex van de stresskliniek in Antwerpen kan je stress opdelen in drie o’s: de ‘o’ van omstandigheden (de factoren die stress veroorzaken), de ‘o’ van het organisme (de manier waarop een persoon reageert op stress) en tot slot de ‘o’ van omgaan met stressfactoren. Een crisisperiode zoals corona brengt vanzelfsprekend stress met zich mee. Dat hoeft echter geen ramp te zijn als je medewerkers helpen omgaan met die stress één van je voornaamste prioriteiten is als leidinggevende. 

Elke medewerker heeft een persoonlijk copingmechanisme en gaat op zijn of haar eigen manier om met stress. Maar ook als leidinggevende speel je hier een belangrijke rol. Goede zorgen, een open en transparante communicatie en een hecht teamgevoel maken op uitdagende momenten echt het verschil. Toch geven 4 op 10 medewerkers aan dat er in hun organisatie niet goed wordt omgegaan met stress (Mensura, Infobrochure 2018: Stress en Burn-out preventie). Met deze tips wordt omgaan met stress binnen je team een soft skill die jij als geen ander beheerst, zelfs vanop afstand.

Voldoende afstand mag dan de norm zijn op fysiek gebied, maar mentale connectie was nog nooit zo belangrijk als nu. Zorg dat zowel jij en je team alsook je teamleden onderling met elkaar in contact blijven staan door vaste digitale contactmomenten in te plannen.

Die contactmomenten horen niet altijd business-gerelateerd te zijn. Natuurlijk zijn overlegmomenten belangrijk. Zo behoud je een goed zicht op de workload binnen het team en kan je samen de prioriteiten bepalen. Maar besteed ook aandacht aan informele contactmomenten zoals een digitale lunch of een digitale koffiebreak. Tijdens zo’n fijne videocall met het team kan je nagaan waar iedereen mee bezig is en hoe het met je collega’s gaat.

Moedig je medewerkers tijdens die contactmomenten bewust aan om over mentale gezondheid te praten en hun noden en behoeftes op dat gebied kenbaar te maken. In een bedrijf waar nooit openlijk gesproken wordt over stress en prestatiedruk, over burn-out, depressie of persoonlijke problemen krijgt mentale gezondheid een stigma en zal er geen alarm geslagen worden tot het te laat is. 

Wees oprecht betrokken bij hoe het met hen gaat en luister aandachtig naar je medewerkers. Van welke initiatieven krijgen je mensen energie, maar ook: waaraan verliezen ze het op dit moment en hoe kan jij helpen om dat te verbeteren? Waar en wanneer ligt de druk te hoog? Wat zijn de grootste stressfactoren en onzekerheden en hoe kan dat verbeterd worden?

Ook met een regelmatige wellbeing survey kan je veel te weten komen over de mentale toestand van je medewerkers. Dit is bovendien makkelijk te organiseren, ook als je fysiek niet bij elkaar bent. Zoek een online tool die past bij je organisatie en maak op die manier duidelijk dat er ruimte is om te praten over fysiek en mentaal welzijn.

Wanneer je samen op kantoor zit zijn typische symptomen van chronische stress zoals vermoeidheid, concentratieproblemen, stemmingswisselingen en onzekerheid makkelijker te detecteren dan wanneer je een team aanstuurt vanop afstand. Je zal dus nog alerter moeten zijn voor de zichtbare signalen. Een opmerkelijke dip in de output of het enthousiasme van een medewerker, het wat vaker fouten maken dan gewoonlijk, meer negatief taalgebruik of veranderend gedrag tijdens digitale contactmomenten vragen extra aandacht.

Vang je die signalen op? Wacht dan niet tot je medewerker aan de alarmbel trekt, maar start zelf een persoonlijk gesprek. Geef aan dat je enkel handelt uit bezorgdheid en omschrijf welke signalen daar toe hebben geleid. Luister goed naar wat je collega aangeeft en stel zoveel mogelijk open vragen om tot de kern van het probleem te komen.

De voornaamste reden voor stressgerelateerde problemen zoals een stijgend absenteïsme en een verlaagde productiviteit en motivatie is dat we te weinig weten en te weinig praten over stress en mentale gezondheid. Breek dat patroon door ook jezelf te sensibiliseren. Lees, luister, praat of laat je coachen. Dat kan op eigen houtje met boeken, e-learnings, webinars en TED talks, maar ook als leidinggevende mag je gerust hulp inschakelen. Steeds meer keynote speakers en bedrijfscoaches spitsen zich toe op dit groeiend probleem. Ook binnen Bright Plus lanceren we heel wat interessante whitepapers over bijvoorbeeld een sterk welzijnsbeleid of goed telewerken om leidinggevenden te inspireren. Laat je ook als manager ondersteunen, want net als je medewerkers hoef jij er niet alleen voor te staan in deze uitdagende periode.

Voor de meeste bedrijven is de coronacrisis een grote uitdaging en ligt de druk om snel te schakelen en vooruit te gaan alleen maar hoger. Dat betekent ook dat er steeds meer druk ligt op de medewerkers die van thuis uit de machine moeten laten draaien. Ze moeten niet alleen goed en snel, maar ook zelfstandig presteren. Bovendien is de scheiding tussen werk en privé bij telewerken sterk vervaagd. Als dat niet gecompenseerd wordt met voldoende rust leidt dat automatisch tot problemen.

Rust betekent niet alleen slapen. Om het hoofd leeg te maken en energiek en gemotiveerd te blijven tijdens deze crisisperiode is er meer nodig dan dat. Respecteer daarom de werktijd van je medewerkers. Maak van overuren geen gewoonte. Te lange uren zijn volgens onderzoek naast de hoge prestatiedruk de grootste oorzaak van stress op het werk (Great Place to Work® 2019, Study on Stress and Wellbeing at Work: A European Outlook.) Dat geldt ook voor de weekends en voor vakantiedagen. Zorg ervoor dat vakantie echt vakantie blijft, ook al kunnen je medewerkers niet op vakantie naar het buitenland.

Tijdens het telewerken zijn we continu digitaal verbonden. We zijn altijd en overal geconnecteerd en smart devices, internet en digitale communicatietools maken een onmisbaar deel uit van onze werkinstrumenten. De online meetings volgen elkaar in sneltempo op. Maar ook buiten de werkuren spelen digitale tools een gigantische rol in het dagelijkse leven, omdat ook het offline contact met onze privéomgeving aan banden ligt. Daarom is het des te belangrijker om je medewerkers hierover te sensibiliseren en te wijzen op het belang van regelmatig digitaal detoxen.

Sinds de coronacrisis is het belang van welzijn op het werk alleen maar duidelijker geworden. Wil je graag nog meer tips over welzijn? In het boek ‘Fulltime Gepassioneerd’ biedt general manager Linda Cappelle je een hands-on leidraad om van geluk op de werkvloer een absolute topprioriteit te maken.