Welzijn op het werk: het juridisch kader

De krantenkoppen liegen er niet om: corona heeft een enorme impact op onze fysieke én mentale gezondheid. Naast de dagelijkse coronacijfers lezen we dat almaar meer medewerkers uitvallen met burn-out of lijden onder coronastress. Nooit eerder zochten zoveel mensen psychosociale ondersteuning.

Dat wordt ook bevestigd door de meest recente cijfers van het RIZIV. Die tonen aan dat er eind juni 2020 bijna 460.000 langdurig zieken waren. In 2015 was dat aantal nog beperkt tot zo’n 370.000. In 38% van de gevallen is deze afwezigheid het gevolg van mentale gezondheidsproblemen en daarmee is het ook de voornaamste oorzaak van langdurige ziekte. De coronacrisis zorgt met andere woorden voor een golf van psychische aandoeningen. Het spreekt daarom voor zich dat ook bedrijven en hun managers steeds meer aandacht besteden aan het welzijn van hun medewerkers.

De juridische principes rond het opzetten van een preventiebeleid zijn opgenomen in de welzijnswet. Die wet stelt dat je als werkgever instaat en dus verantwoordelijk bent voor het welzijn van je werknemers.

Dat welzijn is onderverdeeld in verschillende luiken. Twee daarvan zijn de fysieke gezondheid en de veiligheid. Door de huidige coronacrisis krijgen die aspecten vaak extra aandacht. Maar ook zaken zoals ergonomie, hygiëne en leefmilieu vallen onder de welzijnswet. In 2002 werd daar tot slot het psychosociale welzijn aan toegevoegd. In dat opzicht staat België verder dan andere landen, want in vele landen wordt het mentaal welzijn nog niet specifiek in de wetgeving vernoemd.

Als werkgever moet je de psychosociale risico’s op het werk in kaart te brengen en deze ook vermijden. Die risico’s worden in de wet omschreven als de kans dat een of meerdere werknemers lichamelijke en/of psychische schade ondervinden door elementen op het werk waar je als werkgever een impact op hebt.

Die risico’s moeten in de eerste plaats objectiveerbaar zijn. Een risico wordt dus niet bepaald door de subjectieve beleving van een medewerker. Het kan perfect dat een werknemer zich niet goed voelt, maar dat je hier als werkgever geen impact op hebt.

Daarnaast moeten de elementen waar je als werkgever wél een impact op hebt leiden tot lichamelijke (slapeloosheid, verhoogde bloeddruk,…) en/of psychische schade (angstgevoelens, depressie,…).

Tot slot moet die schade een gevolg zijn van een van de 5 A’s:

1. De arbeidsorganisatie: Hieronder worden de o.a. de structuur, taakverdeling, geldende procedures op het werk gerekend, maar ook jouw managementstijl valt hier bijvoorbeeld onder.
2. De arbeidsinhoud: Hieronder vallen o.a. de concrete taken van de werknemer (complexiteit, variatie, eventuele emotionele belasting, fysische belasting) maar ook het risico op bore-out.
3. De arbeidsvoorwaarden: Dit omvat o.a. het werkrooster (nachtarbeid, ploegenarbeid, …), alsook de opleidingsmogelijkheden of evaluatieprocedures binnen de organisatie.
4. De arbeidsomstandigheden: Hieronder vallen o.a. de materiële omgeving waarin het werk plaatsvindt (inrichting van de werkplaats, arbeidsmiddelen, lawaai, verlichting, …) en de omgeving bij het thuiswerken.
5. De arbeidsrelaties of interpersoonlijke relaties op het werk: Hieronder vallen o.a. de interne (tussen werknemers onderling en tussen werknemers en de hiërarchie) en de externe (tussen werknemers en derden) relaties, communicatiemogelijkheden, contacten en het gebrek aan interpersoonlijke relaties en het risico op isolatie bij telewerk.

Als werkgever moet je vervolgens een beleid uitstippelen dat bepaalt hoe je eventuele lichamelijke en/of psychische schade zal voorkomen en hoe je, indien nodig, die schade zal beperken indien deze zich toch voordoet. Dat beleid opstellen doe je in drie stappen:

1. Het aanstellen van een preventieadviseur psychosociale aspecten en/of een vertrouwenspersoon.
2. Het uitwerken van een luik psychosociale maatregelen binnen het preventiebeleid.
3. Het verstrekken van informatie en opleiding omtrent het preventiebeleid.

Naast de algemene aanstelling van een interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, vraagt het luik van het psychosociale welzijn ook de aanstelling van een preventieadviseur psychosociale aspecten (afgekort PaPsy of PAPA). Vaak is dit een externe expert die verbonden is aan een externe dienst voor welzijn op het werk. Toch kan je er ook voor kiezen om een interne adviseur aan te duiden voor zover deze voldoende gekwalificeerd is.

Daarnaast kan je ook beroep doen op een vertrouwenspersoon om de preventieadviseur bij te staan. Dat is in principe niet verplicht, tenzij de meerderheid van de werknemersvertegenwoordigers het vraagt. Toch is het vaak een aanrader, omdat zo’n vertrouwenspersoon een eerste vangnet, een eerste aanspreekpunt kan zijn. De vertrouwenspersoon kent de organisatie. Bovendien ligt de drempel vaak lager om bij hem of haar aan te kloppen met klachten waarmee medewerkers niet meteen bij hun leidinggevende(n) of HR-medewerker(s) terecht kunnen.

Als werkgever draag je de verantwoordelijkheid om voor je medewerkers te zorgen. Dat noemen we ook weleens duty of care. Dit houdt in dat je zorgt voor een veilige en gezonde werkomgeving en dat je de verplichting om een preventiebeleid uit te werken nakomt. Dat doe je door de preventieve maatregelen vast te leggen in een globaal preventieplan en jaarlijks actieplan. Die plannen horen niet alleen toegespitst te zijn op de arbeidsveiligheid en (fysieke) gezondheid, maar ook op het psychosociale welzijn van je medewerkers.

Het uitwerken van maatregelen gebeurt op basis van in kaart gebrachte risico’s en na overleg met de interne en externe preventiedienst en het comité voor preventie en bescherming op het werk (of, indien je geen CPBW hebt in de onderneming met de vakbondsafvaardiging, en indien je daar ook niet over beschikt via een specifieke procedure van inspraak van de werknemers).

Statistieken tonen aan dat nog heel wat werkgevers te weinig informatie en opleiding over hun preventiebeleid aanbieden aan hun medewerkers, ook al dateert de wetgeving daaromtrent al van 2002. Nochtans is het sensibiliseren en verstrekken van opleidingen een verplicht en cruciaal onderdeel van het preventiebeleid.

Als werkgever kies je echter wel op welke manier jij je werknemers van die info en opleiding voorziet. De enige concrete verplichting is het vermelden van de psychosociale interventieprocedures en de coördinaten van de preventieadviseur en/of vertrouwenspersoon in het arbeidsreglement.

Toch is het absoluut aangeraden om dit verder uit te werken en je medewerkers beter te sensibiliseren over zowel fysiek als mentaal welzijn. Dat kan heel goed op een creatieve manier. Denk bijvoorbeeld aan een video met testimonials, een interactieve workshop, een teambuilding, … Zo maak je de sessies interactiever en zorg je ervoor dat de info beter blijft hangen.

Naast de nodige informatie en opleidingen voor medewerkers, zijn tot slot ook opleidingen voor leidinggevenden een belangrijke schakel in dit proces, zeker nu we vaker vanop afstand samenwerken. Zo leren ze meer over het opvangen van signalen, het bespreken van psychosociale problemen en het aanpakken ervan. Door het sensibiliseren van leidinggevenden geef je een belangrijk signaal als zorgende werkgever.

Niet alleen op de werkvloer, maar ook tijdens het telewerken draag je als werkgever een verantwoordelijkheid over het welzijn van je medewerkers. Hoewel er in de specifieke wetgeving rond telewerk niet specifiek veel aandacht wordt besteed aan welzijn, stelt de wet enkele zaken voorop:

Door de digitalisering van onze maatschappij zijn we quasi 24 op 7 online, en we zijn dus ook bijna altijd bereikbaar. Voor veel medewerkers is het moeilijk om de knop om te draaien en op regelmatige basis echt te deconnecteren. Op dit moment is er in onze wetgeving, integenstelling tot bijvoorbeeld het Franse recht, nog geen sprake van een absoluut recht op deconnectie.

Er is enkel de wet van 26 maart 2018, art. 15-17: ‘Overleg over deconnectie en gebruik van digitale communicatiemiddelen’. Die wet stelt alleen dat je als werkgever verplicht bent om een overleg te houden met het CPBW (Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk) of de vakbondsafvaardiging. Maar dat overleg hoeft volgens de wet niet noodzakelijk tot concrete acties te leiden. Vloeien er toch acties uit voort, dan kan je deze meenemen in een cao, arbeidsreglement of een policy.

Hoewel het de enige verplichting is, voeren nog maar weinig bedrijven dit overleg daadwerkelijk uit.  Toch willen we graag benadrukken hoe belangrijk het is voor je medewerkers om hun hoofd regelmatig helemaal leeg te maken en om het werk even achter zich te laten. En dat kan al met enkele simpele acties: enkele duidelijke afspraken over wanneer mails worden gestuurd en dienen te worden beantwoord, concrete richtlijnen rond het nemen van pauzes of tussen welke uren je bereikbaar dient te zijn wanneer je thuis werkt.

Bij het uitwerken van een concreet welzijnsbeleid is creativiteit vaak een troef. Let er echter op dat die creativiteit in lijn blijft met de geldende regels. Wanneer je bijvoorbeeld de gezondheidsgegevens van je medewerkers digitaal wilt opslaan, moet je daarbij aandacht hebben voor de strikte regelgeving omtrent discriminatie, privacy en het medische geheim.

Werkgevers worden steeds vaker geconfronteerd met medewerkers die een tijdje arbeidsongeschikt zijn omwille van mentale problemen. Wanneer een medewerker na zo’n periode terugkeert - al dan niet via een re-integratietraject – gebeurt het soms dat de arbeidsvoorwaarden voor de medewerker moeten worden aangepast.

Zijn deze aanpassingen nadelig voor de werknemer en gebeuren ze op basis van zijn of haar gezondheid of handicap, dan kan er sprake zijn van discriminatie. Vooral in het geval van een handicap wordt dit zeer streng beoordeeld. Het gaat dan niet alleen om fysieke beperkingen, maar om een langdurige medische aandoening waardoor de professionele capaciteiten van een werknemer verminderd zijn. Dit kan zowel lichamelijk als psychisch zijn.

Als werkgever heb je daarnaast de verplichting om redelijke aanpassingen aan het werk te doen om deze werknemers aan de slag te kunnen houden. Enkel bij objectief onmogelijke of onredelijke voorstellen van een medewerker kan je aanpassingen weigeren. Wat er verstaan wordt onder ‘redelijke aanpassingen’ is niet concreet vastgelegd. Dit hangt af van de concrete omstandigheden zoals de grootte en (financiële) mogelijkheden van de organisatie.

Het is erg belangrijk om hier als werkgever voorzichtig mee aan de slag te aan, want wanneer er toch sprake is van discriminatie staat hier een fikse schadevergoeding van 6 maanden brutoloon tegenover.

Ook privacy speelt vanzelfsprekend een grote rol. Sinds de digitalisering worden steeds vaker digitale tools gebruikt bij het uitwerken van een welzijnsbeleid. Zo zijn er bijvoorbeeld apps die je kan gebruiken om de gezondheid van je werknemers te monitoren, om de inhoud van coaching-gesprekken op te slaan in databases, om gebruik te maken van AI-toepassingen om werknemers te screenen, …

Dit gebeurt steeds met de beste bedoelingen, maar is zeker niet altijd in lijn met de strenge principes van het gegevensbeschermingsrecht waaronder de GDPR. Dit is des te meer het geval wanneer gezondheidsgegevens worden verwerkt. Dat is immers een erg gevoelige categorie onder de GDPR-wetgeving.

Je kan gezondheidsgegevens alleen geldig verwerken op basis van verplichtingen die zijn opgenomen in de wetgeving. Het gaat dan bijvoorbeeld om het ziektebriefje of een medisch attest met het oog op de betaling van gewaarborgd loon. Let wel: die mag je alleen bijhouden om een correcte loonverwerking uit te voeren of om een planning op te maken. Dat geldt trouwens ook voor het vaccinatieverlof bij corona. Dit mag zelfs niet als dusdanig verwerkt worden, maar moet worden opgeslagen onder de noemer van het klein verlet.

Hoewel corona onze aandacht meer dan ooit vestigt op het belang van een correct uitgewerkt en uitgebreid welzijnsbeleid, is er vaak nog heel wat werk aan de winkel om alle puntjes op de i te zetten. We hopen alvast dat we je met deze whitepaper in samenwerking met Claeys & Engels meer inzicht hebben gegeven in de huidige wetgeving omtrent het welzijn van je medewerkers.

Wil je graag nog meer tips over welzijn? In haar boek 'Fulltime gepassioneerd' over het belang van welzijn op het werk gaat general manager van Bright Plus Linda Cappelle daarom nog dieper in op concrete acties die jij kan ondernemen om van het welzijn van je medewerkers een absolute topprioriteit te maken, ook tijdens corona.