Crisiscommunicatie voor je personeel: hoe pak je dat aan?

Stel op voorhand een communicatieplan op, waarin je de sleutelmomenten gaat identificeren, samen met de bijhorende boodschap en het communicatiemedium. Hou je communicatieplan ook flexibel. In crisistijden kan er op korte termijn veel veranderen en dan is het belangrijk om je plan hierop aan te passen. Belangrijke aspecten in een communicatieplan zijn timing, medium en boodschap.

Ook de manier waarop je communiceert, zal de effectiviteit van je communicatie bepalen. Enkele basisvoorwaarden die je daarbij best in je achterhoofd houdt:

• Gebruik een communicatiestijl die past bij jouw organisatie. Is jullie interne communicatie informeel? Hou dit dan ook aan. Communiceer je eerder formeel? Dan kan een familiaire mail vreemd aanvoelen.
• Laat geen ruimte voor interpretatie. Wees altijd zo concreet mogelijk.
• Wees consistent en let erop dat dat je boodschappen elkaar niet tegenspreken. Laat je communicatie naadloos aansluiten bij je missie en aanpak.
• Communiceer op een geruststellende manier. Focus niet alleen op zaken die fout gaan, maar probeer ook telkens positieve punten aan te halen.
• Focus op oplossingen en niet op problemen. Op die manier schep je vertrouwen en hebben je medewerkers een positievere kijk op de toekomst.

Een crisisperiode leidt tot onzekerheid. Wil je je medewerkers gemotiveerd aan het werk krijgen, dan is nog meer onduidelijkheid op de werkvloer nefast. Stel je dus transparant op naar je medewerkers en geef alle informatie mee, ook als de boodschap iets minder positief is of als je het antwoord niet meteen hebt. Kader telkens dat je alles op alles zet om zo snel mogelijk duidelijkheid te scheppen.

Geef je medewerkers daarnaast de ruimte om vragen te stellen. Ze zitten ongetwijfeld met heel wat vragen. Om onrust te vermijden is het belangrijk om open te staan voor de bezorgdheden van je werknemers. Houd de communicatielijnen kort en ga letterlijk en figuurlijk voor een opendeurpolitiek. Door je beschikbaar op  te stellen krijg je een goed beeld van wat er leeft op de werkvloer en kan je stelselmatig de onzekerheid wegnemen.

Tijdens een crisis is het belangrijk om te blijven communiceren, vooral omwille van de kracht van herhaling. Een eerste mededeling zal misschien niet altijd blijven hangen, maar het meermaals herhalen, zorgt ervoor dat de boodschap helemaal duidelijk is. Je communiceert dan ook beter teveel dan te weinig.

Communicatie is tenslotte ook tweerichtingsverkeer. Betrek daarom ook je medewerkers: is alles helder? Hebben ze bepaalde vragen? Weten ze bij wie ze terecht kunnen? Bovendien kan input van je medewerkers erg waardevol zijn. Misschien hebben zij wel leuke ideeën om de crisis het hoofd te bieden. Door je medewerkers de kans te geven om zelf mee aan het roer te zitten zorg je niet alleen voor goede input maar creëer je een grotere draagkracht binnen de organisatie.

Sta tenslotte open voor feedback. Topsportcoach Paul Van Den Bosch gaf het al meermaals mee: ‘Feedback is breakfast for champions’. Vraag feedback aan je medewerkers en ga hiermee aan de slag. Alleen zo kan je ervoor zorgen dat de genomen maatregelen effectief zijn en aansluiten bij de noden van je medewerkers.

Veel succes!

Benieuwd hoe wij onze communicatie hebben aangepakt tijdens de reboarding van ons personeel na corona?

Lees er alles over in onze reboardinggids.