Hoe bereid je je als organisatie voor op het hybride werken?

Hoewel de marathon nog volop gaande is, komt de eindstreep in zicht en lijken ook de laatste meters steeds haalbaarder. Het kantoor voelt niet langer als een gevarenzone, maar als een plek waar collega’s eindelijk weer zullen kunnen samenkomen en waar het teamgevoel een welverdiende boost zal krijgen. Een plek waar samen aan de slag gegaan kan worden met het nieuwe normaal. Maar hoe pak je dat als organisatie nu succesvol aan? En hoe zorg je ervoor dat je medewerkers mee op de kar springen?  

De eerste stap naar een veilige en gezonde werkvloer is op de hoogte blijven van de laatste nieuwe veiligheidsrichtlijnen. De afgelopen maanden konden we merken dat de maatregelen elkaar snel opvolgen. Ook de komende jaren, zelfs nadat de vaccinaties achter de rug zijn, zullen er ongetwijfeld enkele ondersteunende richtlijnen blijven gelden. De meest recente aanbevelingen van de overheid kan je steeds volgen op www.info-coronavirus.be.

Het staat vast dat de coronacrisis ons heeft gedwongen om uit onze comfortzone te stappen en een nieuwe manier van (samen)werken te omarmen. Hoewel de weg best hobbelig was, brengen die confrontaties aan het einde van de rit ook wat positiefs met zich mee. Start dan ook met een kritische oefening om de voorbije periode te evalueren. Er valt veel op te lijsten dat wél goed ging en dit zijn belangrijke lessen die je organisatie in de toekomst alleen maar sterker zullen maken. Lessen die je zeker zullen helpen bij het bepalen van jouw aanpak voor het opnieuw verwelkomen van jouw medewerkers op kantoor.

Het succes van een nieuwe hybride werkvorm valt of staat echter met de juiste balans. Die balans bepaal je aan de hand van de noden van je organisatie en de medewerkers. Welke formule past bij jouw organisatie? Voor wie kan telewerken, wanneer en in welke frequentie? Welke activiteiten kunnen van thuis uit en voor welke zaken is aanwezigheid op kantoor een must?

Hebben jullie de ideale balans gevonden? Werk dan duidelijke en concrete afspraken uit zodat er geen enkele misvatting kan zijn over wat wel en niet kan, over de verwachtingen en over de praktische uitwerking van de nieuwe werkvorm. Dit doe je best zo concreet mogelijk, want als alle beslissingen helder zijn is dit voor je medewerkers des te fijner werken.

Vraag je medewerkers naar hun mening. Zij hebben de contacten met collega’s, klanten en stakeholders. Zij weten dus het best wat werkt, wat hun noden zijn en wat er speelt op de werkvloer, en door hen te betrekken krijg je erg nuttige input. Bovendien zullen je collega’s veel meer gemotiveerd om veranderingen door te voeren waar ze zelf een inbreng in hadden.

Het licht mag dan zichtbaar zijn aan het einde van de tunnel, toch blijft ook nu een open en transparante communicatie van cruciaal belang. Blijf alle informatie meegeven, ook als de boodschap minder positief is of als je het antwoord niet meteen hebt. Blijf aantonen dat je ook voor, tijdens en na deze reboarding alles op alles wil zetten om zo snel mogelijk duidelijkheid te scheppen.

Geef je medewerkers daarnaast steeds de ruimte om vragen te stellen. Ze hebben het afgelopen jaar heel wat meegemaakt en zitten ongetwijfeld nog met heel wat vragen over wat de toekomst na de heropstart en het vaccinatieplan zal brengen.

Samenwerken en keuvelen verloopt vaak heel natuurlijk wanneer we samen in één kantoorruimte zitten. Maar nu bedrijven de voordelen van telewerk en digitaal werken aan de levende lijve konden ontdekken, zullen steeds meer organisaties overschakelen op (deeltijds) thuiswerken. Vanop afstand dezelfde verbondenheid creëren is vanzelfsprekend een grotere uitdaging. Om ervoor te zorgen dat die nieuwe, hybride manier van werken geen ‘team-out’ veroorzaakt, is extra aandacht besteden aan die connectiviteit de boodschap. Dit kan je enerzijds doen door vaste momenten op kantoor vast te leggen wanneer iedereen moet zijn, maar ook steeds voldoende ruimte te maken voor informele overlegmomenten met het team tijdens thuiswerk.

Een veilige werkvloer blijft work in progress. Het zal soms zoeken zijn naar de juiste balans tussen je voorzorgen nemen en de draad weer oppikken. Het hybride werken is wennen en dat is heel normaal. Vergeet ook niet dat jij en je medewerkers het nieuwe pad samen zullen moeten bewandelen. Blijf openstaan voor feedback en betrek je medewerkers bij het bepalen en vormgeven van de maatregelen die jullie op lange termijn willen introduceren op de werkvloer.

Wil je graag meer tips? Lees dan zeker onze gloednieuwe reboardinggids vol advies om jouw organisatie voor te bereiden op die nieuwe manier van werken.