Hoe bereid je mee evaluatie- en functioneringsgesprekken voor?

Functioneringsgesprekken zijn een wezenlijk onderdeel van het personeelsbeleid van iedere organisatie. Ze zijn een uitgelezen kans om medewerkers bij te sturen en te motiveren tot verdere talentontwikkeling en betere resultaten. 

Deze gesprekken geven een nieuwe dynamiek aan medewerkers op zoek naar de zin en verbetering van hun werk. Door ze professioneel op te volgen, verbeter je dus mee de slagkracht van je manager, maar ook de werking van de organisatie. Als HR professional kan je een belangrijke bijdrage leveren en een stuk van het voorwerk op jou nemen.

De planning en opvolging van functioneringsgesprekken vergt enige organisatie- en administratievaardigheden: plan en reserveer voldoende tijd voor het functioneringsgesprek en voorzie een rustige vergaderruimte. Door overzichtelijke personeelsdossiers bij te houden, beschik je steeds over alle relevante documenten zoals het functieprofiel, de verslagen van de vorige gesprekken, de vastgelegde doelstellingen, de gemaakte afspraken en eventuele opleidingsbehoeften.

Een medewerker die voelt dat zijn leidinggevende de tijd nam om zijn functioneringsgesprek zorgvuldig voor te bereiden, zal dit zeker weten te waarderen. Ook hier speel jij als HR professional een belangrijke rol in. Je kunt op basis van het personeelsdossier en in samenspraak met de leidinggevende alvast:

• polsen bij collega’s naar het functioneren van de medewerker,
• nagaan in welke mate hij zijn afspraken nakwam,
• analyseren of en in welke mate hij zijn doelstellingen heeft behaald,
• bekijken welke taken wegvielen of bijkwamen om vast te stellen of de functie inhoudelijk wijzigde,
• de resultaten van eventueel gevolgde opleidingen aftoetsen.  

Jouw objectieve input en analyse zijn een waardevolle toetssteen voor iedere leidinggevende. HR professionals hebben immers een bredere kijk op het functioneren van de medewerker binnen de organisatie. Hierdoor neem je een belangrijke adviesrol op. Je kunt het functioneren van de medewerker in een bredere context plaatsen en eventuele (doorgroei)opportuniteiten aangeven. 

We wensen je alvast veel succes met de evaluatiegesprekken binnen jouw organisatie. Wil je de performance van jouw medewerkers naar een nog hoger niveau tillen? Lees dan zeker volgende whitepaper voor tips en tricks voor goed prestatiemanagement.