Het evaluatiegesprek: nuttig of demotiverend?

Te formeel, niet voldoende kort op de bal en te veel nutteloos papierwerk. Dat is de kritiek die het klassieke evaluatiegesprek zelf te verwerken krijgt van steeds meer hr-managers en CEO’s. Door de formele aanpak en administratieve rompslomp die een evaluatiegesprek met zich meebrengt, zouden mensen zelfs minder productief zijn en gedemotiveerd raken.

Vooral bij jongeren leeft het gevoel dat het klassieke evaluatiegesprek een negatieve impact heeft op de prestaties. Dat blijkt onder meer uit een studie van Wakefield Research bij duizend jonge Amerikaanse werknemers. 74% van de jonge professionals heeft er geen idee van wat hun manager en collega’s denken over hun prestaties. 62% voelt zich tijdens het jaarlijkse evaluatiegesprek plots totaal overrompeld door de feedback die ze krijgen. Bijna de helft krijgt daardoor het gevoel dat ze niet goed presteren en 28% ging meteen na dat evaluatiegesprek zelfs op zoek naar een nieuwe job.

Dat evalueren zinvol is, staat als een paal boven water. Je mensen willen weten waar ze staan, wat ze goed doen en waar ze aan kunnen werken. Dat bewijst ook het bovengenoemde Amerikaanse onderzoek. Bijna 9 op de 10 jonge werknemers bleek zelfs aan voorstander te zijn van méér evaluatiemomenten en gaf aan dat ze een voorkeur hebben voor specifieke feedback in de vorm van een open dialoog. Gelukkig hebben ook steeds meer werkgevers dat begrepen en zetten ze in op alternatieve manieren van evalueren.

Bij een klassiek evaluatiegesprek heeft iedereen ongeveer hetzelfde beeld: jij en je medewerker, elk aan één kant van de tafel in een afgesloten vergaderzaal. Jij praat, je medewerker luistert. Maar constructieve feedback hoeft helemaal niet alleen van jou als leidinggevende te komen. Het is zelfs interessanter om hier ook collega’s en andere stakeholders bij te betrekken. Zij hebben vaak een beter zicht op wat je medewerkers zoal doen op dagdagelijkse basis. Zo krijg je een completer beeld op de prestaties van je teamleden. 

Niet weten hoe er over hen of hun werk wordt gedacht is niet de enige dealbreaker voor je medewerkers. Zelf nooit aan het woord kunnen komen is dat ook. Mensen vinden het belangrijk dat ook hun mening telt en dat ze samen met jou kunnen sleutelen aan een optimale samenwerking. In dat opzicht is feedback in twee richtingen een belangrijke en motiverende tool. Sta dus zelf ook open voor feedback en vraag actief naar de mening van je medewerkers.

Feedback in twee richtingen heeft het beste resultaat als die cultuur van feedback geven én vragen ook echt ingebakken zit in je algemene bedrijfscultuur. Een cultuur waarin alle partijen feedback mogen geven en vragen wordt bijna automatisch een cultuur van vertrouwen. Toon dat feedback deel uitmaakt van je DNA en train je mensen in het geven én ontvangen van eerlijke en constructieve feedback.

Wanneer feedback geven en vragen deel uitmaakt van je bedrijfscultuur, moeten je medewerkers geen jaar wachten op feedback over hun prestaties. Net dan zijn de jaarlijkse evaluatiegesprekken een mooie aanvulling. Omdat informele feedbackmomenten zonder papierwerk niet altijd gepland noch voorbereid plaatsvinden, blijven de officiële evaluatiemomenten een absolute meerwaarde.

Er is op een officieel evaluatiemoment meer aandacht voor zowel positieve als opbouwende feedback en je hebt de tijd en ruimte om samen met je medewerkers na te gaan hoe ze in de toekomst (nog) meer kunnen groeien, zonder dat dit plots of overrompelend aanvoelt voor hen. Je gesprek blijft ook overzichtelijk en je kan samen de belangrijkste punten op papier zetten.

In het verleden werkte je tijdens een klassiek evaluatiegesprek vaak met scores, toegekend door jou als leidinggevende. Omdat die aanpak weinig ruimte laat voor dialoog, kiezen steeds meer bedrijven voor een evaluatiesysteem met check-in-gesprekken. In deze gesprekken ligt de nadruk op coaching.

Die ondersteuning vertrekt niet vanuit de werkpunten van je medewerkers, maar gaat uit van wat hen motiveert. Het brengt met andere woorden groeikansen in kaart. Tegelijkertijd worden er concrete doelstellingen gedefinieerd, zowel op individueel als op teamniveau, en wordt er samen bekeken hoe jullie die kunnen bereiken.

Ben je op zoek naar meer tips en tricks voor een open feedbackcultuur waar je medewerkers kunnen groeien? Ontdek het boek ‘Fulltime Gepassioneerd’ vol met advies voor een welzijnsbeleid dat werkt.