HR-checklist: klaar voor 2025 in 6 stappen

Controleer of je werknemers al hun wettelijke vakantiedagen hebben opgenomen. Wettelijke vakantiedagen kunnen namelijk in principe niet worden overgedragen naar het volgende jaar.

Stel vervangingsdagen vast voor feestdagen die in 2025 in een weekend vallen, zoals Allerheiligen. Denk ook aan mogelijke brugdagen, bijvoorbeeld na het Feest van de Arbeid (donderdag 1 mei), O.L.H. Hemelvaart (donderdag 29 mei), Wapenstilstand (dinsdag 11 november) of Kerstmis (donderdag 25 december). Communiceer deze dagen tijdig aan je werknemers zodat ze hun verlof kunnen plannen.

Controleer welke tijdelijke contracten aan het einde van het jaar aflopen. Neem tijdig een beslissing over verlenging of beëindiging om verrassingen te vermijden.

Zorg ervoor dat alle nieuwe contracten up-to-date zijn en voldoen aan de meest recente wettelijke vereisten.

Houd rekening met de automatische loonindexering op 1 januari 2025. In sommige sectoren, zoals de bedienden in de privésector (PC 200), kan dit leiden tot een loonstijging van 3,57%.

Check of je medewerkers recht hebben op een eindejaarspremie en zorg voor een correcte en tijdige uitbetaling.

Vanaf 2025 stijgt de opzegtermijn voor werknemers met een contract van vóór 1 januari 2014. Deze wordt voortaan berekend in twee delen:

1. Deel I: op basis van de regels van vóór 2014 (ongewijzigd).
2. Deel II: vanaf 1 januari 2014, waarbij de anciënniteit fictief op nul start. Dit deel stijgt van 33 naar 36 weken door toenemende anciënniteit. Houd hiermee rekening bij ontslagen in 2025.

Vanaf 2025 moet je jaarlijks nagaan of je gemiddeld minstens 50 werknemers in dienst had in het voorgaande jaar. Is dat het geval, dan ben je verplicht een intern meldkanaal op te zetten waar werknemers vertrouwelijk misstanden kunnen melden.

Vanaf 1 januari 2025 wordt de elektronische controlekaart verplicht voor tijdelijke werkloosheid. Tot 30 juni 2025 loopt er een overgangsperiode waarin papieren kaarten in uitzonderlijke gevallen nog kunnen worden gebruikt.

Vanaf 2025 worden de uitkeringen voor geboorteverlof maandelijks uitbetaald door het ziekenfonds. Werknemers hebben recht op 20 dagen, waarvan de eerste 3 door de werkgever worden betaald en de resterende 17 door het ziekenfonds. Als werkgever moet je maandelijks het ZIMA 001-document indienen met de opgenomen verlofdagen, inclusief verlof dat eind 2024 start en in 2025 doorloopt.

Vanaf 2026 wordt loontransparantie verplicht om loondiscriminatie tegen te gaan. Concreet betekent dit dat je in vacatures het beginsalaris of de loonschaal moet vermelden en niet naar het vorige salaris van kandidaten mag vragen, terwijl werknemers informatie kunnen vragen over de criteria die de lonen bepalen. Daarnaast moet je regelmatig rapporteren over je loonbeleid en maatregelen nemen bij een onverklaarbare loonkloof van meer dan 5%. Start nu al met het voorbereiden van een transparant en eerlijk verloningsbeleid.

Vanaf 1 april 2025 wordt de Federal Learning Account (FLA) verplicht voor werkgevers in de privésector. Dit digitale systeem registreert de opleidingsrechten en -activiteiten van werknemers. Hoewel de deadline is uitgesteld, blijven je huidige verplichtingen gelden: werknemers in bedrijven met meer dan 20 werknemers hebben recht op 5 opleidingsdagen per jaar, en een opleidingsplan moet uiterlijk op 31 maart worden ingediend. Vergeet ook eventuele sectorale afspraken niet en moedig je werknemers aan om hun opleidingsmogelijkheden te benutten.

Breng je werknemers tijdig op de hoogte van veranderingen, zoals de nieuwe regels rond geboorteverlof of opzegtermijnen. Zo voorkom je misverstanden en houd je iedereen betrokken en geïnformeerd.

Zij hebben de expertise om wijzigingen in de wetgeving vlot en correct te implementeren.

Met deze checklist sluit je het jaar vlekkeloos af en ben je helemaal klaar voor de uitdagingen van 2025. Wil je graag bijkomende tips om 2025 vlot te starten? Lees dan zeker onze andere blogs.