7 tips voor een professioneel en klantgericht onthaal in je bedrijf

Om dat op een aantrekkelijke, klantgerichte manier in te richten, zijn er trouwens niet noodzakelijk grote investeringen nodig. Door deze eenvoudige tips toe te passen, maak je al een groot verschil.

Hoe ervaren klanten het onthaal in jouw bedrijf? De beste manier om dat te ontdekken, is jezelf eens in de schoenen van een klant te verplaatsen. Wat zie je als je voor het eerst door de hoofdingang van het bedrijf naar binnen wandelt? Ziet alles er netjes uit, vind je makkelijk je weg, voel je je welkom? Probeer het te ervaren zoals een klant dat zou doen, en neem daarna de tijd om je indrukken te evalueren.

Een inkomhal waarin je struikelt over de kartonnen dozen, een onthaalbalie waar je de receptioniste moet gaan zoeken achter de stapels papieren en dossiers, en een onthaalcorner die vol vuile kopjes staat,… Ze laten niet bepaald een professionele indruk na. Een ordelijke werkomgeving biedt altijd voordelen, maar het gedeelte dat zichtbaar is voor bezoekers verdient nog meer aandacht. Berg documenten daarom op in mappen en kasten, breng vuile kopjes en glazen meteen weg en voorzie netjes afgesloten vuilnisbakken waarin bezoekers hun afval eventueel kwijt kunnen.

Ga er niet van uit dat mensen de weg naar het onthaal zelf wel vinden. Duid dus goed aan waar ze moeten zijn. Dat geldt ook voor de toiletten. Bevinden die zich niet in de omgeving van de onthaalruimte, loop dan desnoods even mee om de weg te tonen.

Zorg ervoor dat bezoekers die moeten wachten op zijn minst even rustig kunnen zitten en dat ze iets krijgen om te drinken. Voorzie zeker koffie, thee en water, en zet desnoods een automaat in de wachtruimte. Eventueel kan je ook iets klaarzetten om te eten: een schaal met vers fruit, wat noten, koekjes, chocolaatjes met het bedrijfslogo, … Vergeet ook geen stapeltje servetjes klaar te leggen.

Leg wat lectuur klaar voor je bezoekers, bij voorkeur een brochure over het bedrijf, een relevant vakblad of een ander magazine dat je klanten kan interesseren. Heb je een televisiescherm, zet dan niet om het even welke zender op, maar speel bijvoorbeeld een bedrijfsfilm af in een loop. Heb je geen filmmateriaal voorhanden, kies dan een kanaal dat relevant is voor je business, zoals een zender die financieel of zakelijk nieuws brengt. Voor klanten die wat langer moeten wachten, kan je eventueel een rustig werkhoekje voorzien waar ze hun laptop even kunnen inpluggen en gebruikmaken van het draadloos netwerk.

De penetrante geur van luchtverfrisser of schoonmaakmiddel, het permanente gezoem van elektronische apparatuur of een slechte akoestiek in de inkomhal bepalen mee de ervaring van je klanten. Probeer storende geuren en geluiden daarom te elimineren. Met een mooi espressotoestel aan het onthaal creëer je bijvoorbeeld een huiselijke sfeer en worden klanten met een verwelkomd met de geur van koffie. Een kale kantoorvloer kan je aankleden met een warm tapijt om de akoestiek en het uitzicht te verbeteren. En in plaats van chemische luchtverfrissers te gebruiken, kan je de ruimte ook opfleuren met lekker geurende bloemen of planten.

Een goede onthaalmedewerker is vriendelijk, behulpzaam, bij voorkeur meertalig, heeft een verzorgd uiterlijk én geeft je bedrijf een menselijk gezicht. Kleinere bedrijven hebben echter niet altijd een vaste onthaalmedewerker, zodat iedereen er weleens klanten moet ontvangen. Het komt er dan op aan alle medewerkers goed te briefen.

Enkele tips:

1. Spreek bezoekers zo snel mogelijk aan en vraag vriendelijk of je hen kan helpen: hebben ze een afspraak, met wie, wat is hun naam en voor welke bedrijf werken ze?
    
2. Laat de bezoeker al even plaatsnemen terwijl jij de contactpersoon verwittigt en bied hem alvast iets te drinken aan.
    
3. Zit de contactpersoon in kwestie nog in een meeting, laat het de bezoeker dan even weten en geef ook aan wanneer je verwacht dat hij of zij weer beschikbaar zal zijn.
    
4. Moet de bezoeker iets langer wachten, begeleid hem dan al naar de vergaderruimte en geef hem bijvoorbeeld de toegangscode voor de wifi. Zo kan hij eventueel al even zijn mails bekijken of wat werken.
    
5. Controleer even later nog eens of de persoon met wie de bezoeker een afspraak had al beschikbaar is, breng de bezoeker op de hoogte en check eventueel of hij nog iets wil drinken of iets anders nodig heeft.