HR-automatisering: voordelen en tips

HR-automatisering vervangt handmatige, vaak tijdrovende processen door digitale tools. Hierdoor kan de HR-afdeling sneller, efficiënter en nauwkeuriger werken en komt er tijd vrij voor belangrijkere projecten. Digitale tools hebben een kostenplaatje, maar het is een investering die zichzelf op lange termijn terugbetaalt en zelfs kan leiden tot een kostenbesparing. Er zijn tal van softwareoplossingen en -tools op de markt om HR-processen te automatiseren. De moderne oplossingen zijn doorgaans zeer gebruiksvriendelijk, waardoor gebruikers er snel mee aan de slag kunnen.

Het hoofddoel van HR-automatisering is het elimineren van tijdrovende, dagelijkse taken met relatief weinig toegevoegde waarde. Betekent dit dat HR-professionals overbodig worden? Helemaal niet: het is net de bedoeling om hen te helpen slimmer te werken en betere resultaten te behalen. Ze krijgen meer tijd om de dingen te doen waar ze goed in zijn en waarmee ze een meerwaarde kunnen bieden aan het bedrijf. Denk aan het voeren van échte gesprekken met de werknemers en het opbouwen van zinvolle relaties in plaats van te verzanden in overbodige administratieve taken.

Neem als voorbeeld het onboardingproces. Als een bedrijf vaak dezelfde profielen aanwerft, is het zinloos om steeds dezelfde administratieve procedures te herhalen om nieuwe werknemers in te werken. Het is beter om één keer een automatisch onboardingtraject op te zetten en dit te hergebruiken voor elke nieuwkomer. Hierdoor krijgen HR-medewerkers meer tijd om deze personen op een warme manier te verwelkomen en te leren kennen. Dat heeft dan weer een impact op de betrokkenheid van werknemers op lange termijn en op het personeelsverloop.

De automatisering van HR-processen brengt dus veel voordelen met zich mee. Hier volgen enkele concrete en eenvoudige voorbeelden van processen met een groot automatiseringspotentieel:

Werving en selectie is een van de meest tijdrovende HR-processen. HR-teams kunnen tijd besparen door dit (deels) te automatiseren als volgt:

• De leidinggevende ontvangt ter voorbereiding van het gesprek automatisch het CV en de motivatiebrief.
• De kandidaat ontvangt na het gesprek meer info, bv. over de verdere sollicitatieprocedure.
• De kandidaat ontvangt de arbeidsovereenkomst voor digitale ondertekening. Na de ondertekening worden de personeelsadministratie en de IT-afdeling geïnformeerd zodat de werkplek van de nieuwkomer in orde gemaakt kan worden.

Zoals al aangehaald, bieden bedrijven met een geautomatiseerde onboarding een gestructureerd en consistent proces aan nieuwe medewerkers, wat hun betrokkenheid en motivatie ten goede komt.

De opvolging van afwezigheden (door verlof en ziekte) neemt veel tijd in beslag van de HR-afdeling, terwijl het een repetitieve handeling is die geschikt is om te digitaliseren. In het geval van verlofaanvragen vragen medewerkers dan online verlof aan (i.p.v. per mail) en krijgt de leidinggevende meteen een melding. Na de goedkeuring van de aanvraag wordt de personeelsadminstratie geïnformeerd over het verlof. Dit zorgt voor administratieve verlichting bij de betrokken medewerkers.

De tijd dat werknemers jaarlijks geëvalueerd werden, is voorbij. Tegenwoordig worden de prestaties permanent geëvalueerd door ze af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie. Hoewel de frequentie toeneemt, vermindert de inspanning die nodig is om werknemers te evalueren als je een HR-automatiseringssysteem gebruikt. Hiermee kan je de prestaties continu meten en verbetersuggesties doen.

Werknemers krijgen op hun beurt de kans om real-time feedback te geven, wat waardevol is voor hun ontwikkeling. Ze voelen zich gehoord, en dat is dan weer goed voor hun motivatie en productiviteit.

In de war for talent neemt de druk op bedrijven toe om uitzonderlijke werknemerservaringen te leveren. Met HR-automatisering creëer je gestroomlijnde workflows waardoor je meer aandacht kan geven aan het belangrijkste kapitaal van het bedrijf: de mensen.

Belangrijk is dat je zorgt voor voldoende opleiding van de medewerkers die moeten werken met de digitale HR-tools. Pas als iedereen het nut ervan inziet en er vlot mee aan de slag kan, werpen automatiseringsoplossingen vruchten af en leveren ze een meerwaarde op voor de organisatie.

Ben je op zoek naar meer tips voor een motiverend HR-beleid? Neem een kijkje tussen onze blogs.