Een zorgeloze vakantie voor je medewerkers: 7 tips

Iedereen houdt van een vakantie, maar het kan ook voor spanningen zorgen. Uit een onderzoek van Bright Plus en iVOX blijkt dat de helft van de werknemers de dagen voor hun verlof als stressvol ervaart. Dit komt voornamelijk doordat ze hun taken en projecten willen afronden voor ze de deur van het kantoor achter zich dichttrekken en zich zorgen maken over de werkdruk bij terugkomst. Bovendien moeten ze vaak ook persoonlijke zaken regelen, wat extra druk met zich meebrengt. Daarnaast kan het bepalen van vakantiedagen tot spanningen op de werkvloer leiden. Als werkgever is het belangrijk om aandacht te besteden aan deze uitdagingen zodat je medewerkers zorgeloos op vakantie kunnen vertrekken en volledig kunnen deconnecteren, want velen geven aan dat ze het daar vaak moeilijk mee hebben.

Communiceer tijdig en duidelijk over het verlofbeleid en de procedures die medewerkers moeten volgen. Zorg dat ze weten hoe en wanneer ze vakantie kunnen aanvragen, en welke informatie ze moeten voorzien. Dit vermindert alvast de stress in aanloop naar de vakantie.

Stel hulpmiddelen ter beschikking, zoals kalenders en software waarmee medewerkers hun verlof kunnen plannen en coördineren met het team. Dit helpt om overlap te voorkomen, werkdruk te verdelen en spanningen en frustraties onder collega’s te vermijden. Want 43% van de bedienden geeft aan dat de keuze van vakantiedagen niet altijd van een leien dakje loopt in het team. Geen planningstool in jouw bedrijf? Dan kan je met iedereen rond de tafel zitten om de verlofplanning onderling af te stemmen.

Werk een proces uit voor de overdracht van taken. Stel een overdrachtsdocument ter beschikking waarin medewerkers lopende projecten, deadlines en contactpersonen kunnen toelichten. Geef hen voldoende tijd en ondersteuning om dit document op te stellen om te vermijden dat ze onder grote druk komen te staan in de weken voor hun vakantie.

Creëer een vervangingsteam dat tijdelijk de taken van de afwezige medewerker overneemt. Dit vermindert de werkdruk op één enkele vervanger. Moedig je medewerkers aan om tijdig overlegmomenten te plannen met deze vervangers, zodat niet alles last-minute moet gebeuren.

De helft van de bedienden geeft aan de dagen voor hun vakantie stressvol te vinden (49%). De belangrijkste reden hiervoor is dat al het werk klaar moet zijn voor ze vertrekken (63%). Dit kan je als werkgever vermijden door checklists en richtlijnen te voorzien om je medewerkers te helpen niks over het hoofd te zien bij hun vakantievoorbereiding: out-of-office bericht instellen, belangrijke klanten informeren, projectdocumentatie bijwerken…

Maar liefst 45% van de bedienden maakt zich in de weken voor hun vakantie zorgen over de hoeveelheid werk die ze zullen hebben als ze terugkomen. Wees daarom ondersteunend en begripvol wanneer medewerkers terugkeren uit verlof. Geef hen één of enkele dagen tijd om hun mails te lezen en alle projecten weer bij te werken. Plan geen meetings op de dag van de terugkeer of net erna. Zo kunnen je medewerkers een ‘zachte landing’ maken, wat belangrijk is voor hun motivatie en werkgeluk. Laat hen dit weten voor ze vertrekken op vakantie, zodat ze er des te meer van kunnen genieten zonder zich zorgen te maken over het werk.

Ook wanneer ze vakantie hebben, lukt het voor 44% van de bevraagde bedienden soms niet om voldoende te ontspannen en de stress achter zich te laten. Dit kan je onder andere voorkomen door een organisatiecultuur te creëren van ondersteuning en hulpvaardigheid. Hierin voelen medewerkers zich gesteund om verlof op te nemen zonder schuldgevoel of angst voor achterstand. Dit bevordert een gezonde werk-privébalans en draagt bij aan het welzijn van medewerkers. Zo’n cultuur creëer je niet van vandaag op morgen. Het moet vertrekken vanuit het management en gedragen worden door iedereen in het bedrijf.

Ontdek ons carrière-advies voor nog meer tips die je team volledig helpen te deconnecteren tijdens hun verlof.