Hoe ga je om met langdurig afwezige medewerkers in je bedrijf?

Lang ziek zijn is in de eerste plaats niet fijn voor de medewerker zelf, maar ook voor jou als werkgever is het geen droomscenario. Hoe ga je hier correct mee om en hoe kan je zorgen voor een duurzame werkhervatting?

Heb je een werknemer die langdurig afwezig is? Informeer je over zijn/haar aandoening of ziekte. Zo toon je interesse en betrokkenheid. Wil de werknemer er liever niet over prafen? Respecteer dan ook die keuze.

Luister naar je medewerker en stel je open op. Geeft hij/zij aan deeltijds te willen werken? Moet het takenpakket aangepast worden? Bekijk samen wat er mogelijk is. Wellicht beseft je medewerker zelf ook dat niet alles wat hij/zij wil haalbaar is. Toch is er niets fijner dan een werkgever die actief meedenkt over oplossingen.

Focus hierbij op de kwaliteiten van de medewerker en hoe die optimaal kunnen ingezet worden in de organisatie. Wederzijds begrip is hier cruciaal. Ook hier geldt: vraag aan de collega’s om zich open en begripvol op te stellen, zonder vooroordelen en al zeker geen geroddel.

Aanvaard de situatie zoals ze is. Ga zeker niet pushen door te zeggen dat je verwacht dat de medewerker op een bepaalde dag weer aan het werk gaat. Druk uitoefenen kan net een averechts effect hebben: de werknemer krijgt dan stress, waardoor de klachten nog verergeren en dan is er van een duurzame werkhervatting al helemaal geen sprake.

Als je weet dat een medewerker nog een hele tijd afwezig gaat zijn, is het goed om te zoeken naar een tijdelijke medewerker die zijn of haar taken kan overnemen. Zo blijft de continuïteit gegarandeerd en beperk je de extra werkdruk voor de collega’s, die anders alles moeten overnemen. Er zijn verschillende mogelijkheden om langdurig zieke medewerkers te vervangen, zoals interim, freelance en outsourcing.

Geeft je medewerker aan dat hij/zij klaar is om weer aan het werk te gaan? Dan is het belangrijk dat je zorgt voor een vlotte werkhervatting met de focus op werkbaar werk, om te vermijden dat hij/zij binnen de kortste keren opnieuw out is. Dit kan aan de hand van een informeel of een formeel reïntegratietraject.

Als een werknemer gedurende lange tijd uitvalt door ziekte, worden altijd eerst de informele wegen bewandeld. Belangrijk hierbij is dat de medewerker eerst zelf moet aangeven dat hij/zij wil weten wat de mogelijkheden zijn om weer aan het werk te gaan. Tijdens informele gesprekken wordt er dan bekeken welke opties er zijn om terug aan de slag te gaan, bijvoorbeeld aangepast werk of progressieve werkhervatting.

Hier zijn verschillende partijen bij betrokken: de werknemer zelf, de arbeidsarts, de behandelend arts, de preventieadviseur, eventueel een psycholoog/psychiater… In de meeste gevallen leiden die gesprekken tot een oplossing, waardoor de werknemer weer aan de slag kan en er geen verdere stappen meer nodig zijn.

Lukt het toch niet om tot een werkhervatting te komen via de informele weg? Dan kan na 3 maanden afwezigheid een formeel reïntegratietraject gestart worden. Een aanvraag voor zo’n formeel reïntegratietraject gebeurt schriftelijk en is altijd gericht aan de preventieadviseur-arbeidsarts. De aanvraag kan gedaan worden door de medewerker of de werkgever. Voor arbeidsongeschikte medewerkers ligt de focus op het nagaan van de reïntegratiemogelijkheden bij de eigen werkgever. Het traject verloopt in 3 fasen en leidt uiteindelijk tot het opstellen van een reïntegratieplan door de werkgever.

Dit gebeurt in overleg met de medewerker en de arbeidsarts, en is gebaseerd op de beoordeling van de arbeidsarts. Het plan bevat concrete maatregelen voor aangepast of ander werk binnen het bedrijf. De medewerker heeft 14 kalenderdagen de tijd om te beslissen of hij al dan niet akkoord gaat hiermee.

Leidt het formele proces niet tot een reïntegratie op het werk? Dan is er als laatste mogelijkheid nog de procedure ‘medische overmacht’. In die fase is het zowel voor de werkgever als voor de werknemer duidelijk dat het werk niet meer hervat kan worden om medische redenen. Dat leidt dan tot een ontslag – niet puur vanuit die insteek, maar wel als laatste ‘gerechtvaardigde’ oplossing op medische gronden.

Ten slotte benadrukken we nog het belang van preventie bij werkgevers. Externe preventiediensten en -adviseurs zijn er om te zorgen dat werknemers zo lang en zo gezond mogelijk aan de slag blijven. Maar je kan als organisatie ook heel wat zelf doen met een goed uitgewerkt welzijnsbeleid. Bedrijven die hier actief op inzetten, nemen al een eerste belangrijke stap om (langdurige) afwezigheden en de bijhorende ongemakken te voorkomen. Maak werk van gezond, aangenaam en werkbaar werk met het ook op duurzame tewerkstelling. Het komt de resultaten en de productiviteit van je bedrijf ten goede, en ook de sfeer tussen de collega’s.

Ben jij op zoek naar vervanging voor een afwezige collega? Bekijk zeker wat wij voor jou kunnen betekenen.