Onboarding freelancers in je bedrijf: zo pak je het aan

Nieuwe mensen inwerken is iets wat je als werkgever regelmatig moet doen. Als het om freelancers gaat, is een goede introductie minstens even belangrijk. Zo zorg je ervoor dat de freelancer efficiënt kan starten en meteen ondergedompeld wordt in de bedrijfscultuur. Een goede onboarding wakkert bovendien het enthousiasme en de loyaliteit van de freelancer aan. Hoe gaat dit in zijn werk? Wij geven zes tips.

• Hoeveel uren/dagen per week verwacht je dat de freelancer beschikbaar is voor opdrachten?
• Wil je dat de freelancer aanwezig is op kantoor of is thuiswerk mogelijk? Je kan ook kiezen voor een flexibele combinatie van thuiswerk en kantoorwerk.
• Stuur een mail met praktische afspraken voor de eerste werkdag. Hoe laat start de freelancer en welke afspraken staan er ingepland die dag? Wie zal hem/haar verwelkomen? Verwacht je dat de nieuwe medewerker zelf een laptop meebrengt of voorziet jouw bedrijf dit? Door op voorhand een mail te sturen, voelt de freelancer zich welkom en zal hij of zij des te enthousiaster aan de slag gaan.

• Breng je team op de hoogte over de komst van de freelancer. Vertel wie de freelancer is, welke taken de nieuwe collega gaat vervulllen en op welke dagen hij of zij beschikbaar zal zijn voor het bedrijf. Je kan dit bijvoorbeeld doen tijdens een wekelijks overlegmoment of digitaal via mail.
• Vraag aan de collega’s om de freelancer een warm onthaal te geven.

• Voorzie tijd om de freelancer te laten kennismaken met jouw bedrijf. Leg uit wat jullie doen, hoe de bedrijfsstrategie in elkaar zit en welke normen en waarden de organisatie nastreeft.
• ​Geef indien mogelijk een persoonlijke rondleiding langs de verschillende afdelingen. Zo krijgt de nieuwe medewerker inzicht in de bedrijfsprocessen en het is ideaal om de collega’s te leren kennen.
• Een kick-off meeting is ook een geschikte manier om je bedrijf te introduceren bij freelancers. Die kan je op verschillende manieren invullen, bijvoorbeeld een presentatie over het bedrijf gevolgd door een kennismakingsmoment met het team.

• De basis om vlot aan de slag te kunnen, is een comfortabele werkplek met een goede bureaustoel.
• Eventueel voorzie je ook een laptop, extra beeldscherm, toetsenbord, muis en laptopstandaard, als de freelancer hier niet zelf voor zorgt (zie tip 1).
• SharePoint, OneDrive, Google Drive, Slack, Trello, StoryChief, Asana… Elk bedrijf gebruikt andere digitale platformen. Leg uit welke platformen jouw bedrijf gebruikt en geef de freelancer toestemming en de nodige toegangen om ermee aan de slag te gaan.
• Zorg dat een freelancer die op afstand werkt vlot kan verbinden met jullie bedrijfssystemen.

• Als werkgever is het niet nodig om een onderscheid te maken tussen vaste medewerkers en freelancers. Zij vormen samen één team en werken toe naar hetzelfde doel.
• Nodig freelancers uit voor dezelfde meetings en bedrijfsfeesten. Zo voelen ze zich gelijkwaardig en ontstaat er een vertrouwensband. Bovendien bevordert het de werksfeer onder de collega’s.

• Vraag de freelancer naar zijn of haar bevindingen over de werkervaring in jouw bedrijf, de samenwerking met de collega’s, mogelijke verbeterpunten, de softwareplatformen… Hieruit kan je als bedrijf veel leren om verder te kunnen groeien.
• Doe ook het omgekeerde, namelijk zelf feedback geven aan de freelancer. Voor de freelancer is zo’n evaluatie zeer leerrijk om mee te nemen naar volgende opdrachten.

Op zoek naar freelance versterking voor jouw organisatie? Bright Plus helpt bedrijven bij de zoektocht naar freelance medewerkers.