Thuiswerkvergoeding: voorwaarden en spelregels

Het noodgedwongen telewerk tijdens de coronacrisis was niet alleen voor de werknemers een eyeopener, ook heel wat werkgevers hadden positieve ervaringen met het thuiswerkende team. Een goede reden voor veel bedrijven om ook postcorona volop in te zetten op telewerk, al dan niet in combinatie met een aantal dagen werken op kantoor (het hybride werken).

Om ervoor te zorgen dat je personeel in de meest optimale omstandigheden zo efficiënt mogelijk van thuis kan werken, kun je hen een forfaitaire kostenvergoeding toekennen.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen jobfunctie, arbeidsniveau of tewerkstellingsbreuk: iedere werknemer die structureel en regelmatig tijdens de kantooruren van thuis uit werkt, kan zo’n thuiswerkvergoeding ontvangen. Wil je de personeelscategorieën op de werkvloer verschillend vergoeden? Dat kan, al hou je er best rekening mee dat je dat onderscheid moet kunnen rechtvaardigen.

Tip: laat de thuiswerkdagen online registreren of via een app, zo kun je het aantal (halve) dagen makkelijk bijhouden.

Het maximumforfait werd onlangs verhoogd vanwege de stijgende energiekosten en bedraagt sinds 1 juni 2022 maximum 140,15 euro per maand. Dat is natuurlijk een maximum: de gemiddelde thuiswerkvergoeding bedroeg in 2021 zo’n 68 euro per maand. Wil je toch een nog hoger bedrag toekennen? Dat kan, al moet je dan kunnen aantonen dat het wel degelijk om een werkelijke kostenvergoeding gaat.

De forfaitaire thuiswerkvergoeding vergoedt alle kantoorkosten die je werknemer moet maken om zijn of haar taak van thuis uit te kunnen uitvoeren.

Hierbij gaat het ondermeer over:

• Het gebruik van kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen)
• Printer- en computermateriaal (papier, inkt,…)
• Kantoorbenodigdheden (mappen, balpen, cursusblok,…)
• Nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming
• Onroerende voorheffing
• Verzekering
• Koffie, water, versnaperingen,…

Daarnaast kun je ook mee betalen in het gebruik van de eigen laptop, printer of scanner en de internetverbinding.

Tot het maximumbedrag is deze thuiswerkvergoeding vrij van RSZ-bijdragen en dus belastingvrij. Dit bedrag wordt door de RSZ in haar instructies aanvaard als “bureaukosten” waardoor deze vergoeding op sociaal vlak niet als loon wordt beschouwd. Het forfaitaire bedrag mag toegekend worden tijdens de normale vakantieperiodes van de betrokken werknemer, al moet het wel evenredig verminderd worden tijdens langere afwezigheden omwille van andere redenen (bv. ziekte).

Let wel: je kunt deze thuiswerkvergoeding niet combineren met eventuele andere vergoedingen voor kantoorkosten (bv. de eenmalige terugbetaling van een ergonomische bureaustoel). Ook moet je als werkgever nominatieve lijsten ter beschikking houden met werknemers die in een bepaald aanslagjaar een thuiswerkvergoeding kregen.

Met de juiste digitale tools kan telewerk ook voor jouw bedrijf een mooie meerwaarde betekenen. De vergoeding kan in dat geval een interessant piste zijn, zeker als je weet dat de woon-werkvergoeding* in bepaalde gevallen een pak hoger ligt.

(*tot en met 30 juni 2022 bedraagt de officiële kilometervergoeding 0,3707 euro per km. Daarna gebeurt de indexering -  door de stijgende energie- en brandstofprijzen - niet langer jaarlijks maar om de drie maand).

Zijn jullie op zoek naar tips over het hybride werken? Download dan onze gratis reboardinggids!