Tips voor een goede onboarding in de zomermaanden

De eerste dag van een nieuwe medewerker zet de toon voor de rest van zijn of haar tewerkstelling in jouw bedrijf. Zeker in rustigere vakantieperiodes is het belangrijk om een onboarding plan klaar te hebben. Zo kan de nieuwkomer zich vlot inwerken en voelt hij of zij zich goed op de nieuwe werkplek. Het omgekeerde geldt ook: een slechte onboarding schrikt mensen af, laat hen onnodig tijd verliezen en geeft hen een minder goed gevoel over hun nieuwe job. Je hebt er dus alle baat bij om te zorgen voor een goed onthaal van nieuwe medewerkers.

Alles begint bij een goede voorbereiding. Stuur een mailtje naar de nieuwkomer met praktische informatie over de eerste werkdag, bv. wanneer en waar aanwezig zijn, waar parkeren… Kondig de komst van de nieuwe medewerker aan bij het personeel, ook al zijn velen van hen misschien met vakantie. Zo weten ze bij hun terugkomst dat ze er een nieuwe collega bij hebben en kunnen ze hem of haar hartelijk verwelkomen.

Zorg dat de nieuwe medewerker op de eerste dag een bureau, telefoon, computer en andere noodzakelijke dingen (bv. sleutel, badge, toegangscodes…) ter beschikking heeft om te kunnen opstarten en zich niet aan zijn lot overgelaten voelt. Last-minute nog een werkplek zoeken en een computer met login aanvragen geeft onnodige stress, zowel voor de nieuwkomer als voor jezelf.

Dat het rustiger is in het bedrijf, betekent niet dat de nieuwkomer geen warm onthaal mag krijgen. Zorg dat er iemand aanwezig is die hem of haar bij aankomst welkom heet. Idealiter doet de baas van het bedrijf of de rechtstreekse leidinggevende dit. Zijn zij met vakantie? Stel dan één of meerdere collega’s aan als peter/meter, die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding én een vast aanspreekpunt bij vragen of onduidelijkheden. Zo voelt de nieuwe medewerker zich meteen op zijn gemak. Wat ook fijn kan zijn, is op de eerste werkdag een lunch of een kleine after-work drink organiseren, bijvoorbeeld op een terrasje. Zo is het ijs meteen gebroken, en dat komt de integratie van de nieuwe medewerker alleen maar ten goede.

Het is zeer belangrijk om nieuwe medewerkers voldoende uitleg te geven over hun takenpakket en hen wegwijs te maken in de bedrijfscultuur, processen en regels. Focus op de info die ze écht nodig om hun functie goed uit te voeren. Vermijd een informatie-overload want dit kan stress geven. Wat ook niet mag ontbreken, is een rondleiding in het bedrijf, in combinatie met een voorstelling van de aanwezige collega’s. Als de leidinggevende er niet is, nemen de peter/meter dit voor hun rekening.

Geef een nieuwe medewerker tijd om zich goed in te werken tijdens de typisch kalmere zomermaanden: het takenpakket goed onder de knie krijgen, leren werken met alle softwareprogramma’s, kennismaken met het bedrijf en de collega’s… Wanneer alles in september weer op gang komt, wordt het al snel druk. Dankzij de goede inwerkperiode tijdens de zomer is de nieuwe medewerker dan meteen inzetbaar. Dat is niet alleen voordelig voor het bedrijf, het geeft ook een fijn gevoel aan de nieuwkomer om snel te kunnen meedraaien en een nuttige bijdrage te kunnen leveren.

Maak duidelijk dat vragen en feedback welkom zijn. Nieuwe mensen krijgen de eerste dagen en weken heel wat informatie te verwerken. Daar hebben ze misschien vragen of bedenkingen bij. Een kader creëren waarin feedback geven wordt aangemoedigd en de nieuweling zich gehoord voelt, bevordert de motivatie. Het laat jou bovendien toe om aan de slag te gaan met de feedback en indien nodig zaken bij te sturen vóór de drukke periode aanbreekt in september. Zo kunnen jullie er na de zomer echt in vliegen!

Ben je op zoek naar meer tips? Neem een kijkje tussen onze blogs.