Onboarding tijdens Corona? Zo doe je dat!

Let’s make it official! Voor je nieuwe medewerker van start gaat vindt natuurlijk de contractondertekening plaats. Deze laat je nu best online doorgaan. Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent en dat je alle belangrijke info bij de hand hebt. Een tool waarbij je ook jouw scherm kan delen is handig. Denk hierbij aan Skype for Business, Teams of Zoom. Zo kunnen jullie samen alle documentatie overlopen en kunnen er geen misverstanden zijn. Op deze manier kan je werknemer vanaf de eerste dag goed geïnformeerd en voorbereid starten aan de nieuwe job.

Het ondertekenen zelf? Vraag om alvast een exemplaar te tekenen en via mail door te sturen. De originele documenten kunnen per post worden opgestuurd of kan je ontvangen zodra de deuren van jouw bedrijf weer openen.

Onboarding begint niet op de eerste werkdag. Doorgaans zitten er enkele weken tussen het afronden van het sollicitatieproces en de effectieve start van de nieuwkomer. Het is bijgevolg belangrijk om in deze periode al een band op te bouwen. En  dat kan zeker zonder elkaar fysiek te ontmoeten.

Zo kan je bijvoorbeeld  een kaartje sturen met een welkomstboodschap van het team. Of nog leuker: neem een videoboodschap op! Heb je een bedrijfsmagazine? Stuur het alvast naar je nieuwe collega, zo krijgt die een beter beeld van jouw organisatie. Connecteer op LinkedIn, maak een WhatsApp-groep aan voor het team of organiseer een borrel via Zoom om even kennis te maken. Zoek een creatieve oplossing die past bij jouw team en organisatie.

De eerste werkdag is aangebroken, een spannend moment voor beide partijen. Het doel is dat je nieuwe collega zich snel thuis voelt. Maar als de eerste werkdag niet op kantoor kan doorgaan is dat natuurlijk iets moeilijker. Eerst en vooral zit je met enkele praktische vragen. Hoe geraakt de laptop ter plaatse? Geraken alle toegangen vanop afstand in orde? Een goed overleg met jouw IT-afdeling is hier belangrijk. En denk hierbij ook aan alle tools om effectief uit de startblokken te schieten, zoals bijvoorbeeld de nodige wachtwoorden en VPN-connecties. Zo sta je die eerste dag niet voor onaangename verrassingen. De laptop kan je bij de nieuwe medewerker thuis laten leveren zodat die onmiddellijk goed van start kan gaan.

Zorg voor een warm welkom en laat de werknemer vanaf de eerste dag de bedrijfscultuur opsnuiven. Organiseer een meeting met het hele team om jullie nieuwe teamlid uitgebreid welkom te heten. Je kan samen lunchen of ontbijten, maak het ook vanop afstand gezellig. Onthoud daarnaast dat hij of zij nog niet mee is met het reilen en zeilen binnen de organisatie en vragen stellen vanop afstand is niet altijd evident. Plan dus die eerste weken zeker voldoende overlegmomenten in om te kijken of alles duidelijk is en de onboarding vlot verloopt.  

Tot slot denk je best na over hoe je jouw startersopleidingen digitaal kan laten doorgaan. Zijn er e-learnings ter beschikking? Helemaal top! Maar ook je klassieke trainingen kan je gewoon online geven. Hierboven hadden we het al over enkele tools die je toelaten om je scherm te delen. Zo kan je nieuwe medewerker je presentatie gewoon thuis meevolgen. Maak dit, net als een face to face training, voldoende interactief en voorzie voldoende tijd voor vragen.

Als je elkaar niet dagelijks ziet op kantoor, bestaat het gevaar dat het engagement wat vermindert. En dit geldt in het bijzonder voor nieuwe teamleden die nog niet de kans hebben gehad om de bedrijfscultuur volledig te omarmen. Investeren in connectie met het team is dus belangrijk. Gelukkig bestaan er heel wat online tools die online teamwerk bevorderen. Maar het mag ook zeker wat losser! Organiseer je na de werkuren graag een aperitief of kijk je liever samen naar een film? Dan zijn de apps HouseParty of Netflix Party misschien iets voor jou.

En dan komt die eerste dag op kantoor eraan. Wanneer? Dat is voorlopig nog onduidelijk.  Maar je kan zeker al nadenken over hoe je hier een leuk moment van kan maken. Een glaasje om de terugkomst te vieren? Koffiekoeken? Een versierde bureau? Kort samengevat: organiseer een leuk momentje met het team om de eerste dag samen op de werkvloer te vieren.

Vergeet daarnaast de praktische zaken niet. Denk hierbij aan sleutels, badge, de code van het alarmsysteem of visitekaartjes. En tot slot: voorzie een leuke rondleiding op kantoor en stel je nieuwe medewerker ook fysiek voor aan alle collega’s.

Nu rest er ons enkel nog om jou heel erg veel succes te wensen met je nieuwe collega. Heb je zelf nog tips over onboarding? Geef het ons zeker mee!